浅谈数字化企业-基于收入中台对账及交易结算业务处理流程

2021-09-24 17:00:00
JamesXu9527
转贴:
微信公众号
2499
摘要:如何实现零售企业预缴存和收入确认等核销规则的集成,并自动进行账务过账


一、业务场景


在医美、培训教育、餐饮、快递, 物业等行业,行业通常规则是先储值后消费的情况,对于存在多家门店的企业,一般也允许客户在任意一家门店预存缴费(办卡)后,在其他门店消费。在这种业务场景下,需要在业务系统记录预存缴费数据,通过总部的集中数据同步,实现客户在不同门店进行消费和扣款。而根据财务核算要求,财务人员在收到预存缴费数据后不能确认为收入,需计入预收款,根据实际消费情况结转收入,对于跨门店的消费需要财务人员将该客户收益在各门店之间进行分配。

二、业务痛点


  • 不同预存缴费条件享受的折扣、优惠、消费内容差异较大,结算确认工作量大;
  • 需要根据客户实际消费记录逐步确认收入,业务系统很难提供及时准确符合财务要求的消费数据;
  • 业务系统在收入确认、服务实现上和财务口径差异较大,需要二次重分类;
  • 业务系统对于退费、消费修正等一般以灵活性为主,不太符合财务内控要求;
  • 预存转收入需要按照服务内容、明细客户进行明细结转,核销工作量巨大;
  • 跨门店消费需要根据内部结算规则进行分配,计算复杂。

中台收入


三、系统框架


获取该客户在各个门店中预存与消费的所有数据,当消费发生后,通过客户、消费明细等多个维度,自动匹配预收与收款,实现收入确认,当产生跨店消费时,按照内部结算规则将消费数据进行二次拆分与分配,生成内部结算清单,当产生退款时支持溯源退款与直接退款多种形式。
  • 通过接入的业务系统中提供每日现金预收数据,根据收款方式、客户计入客户预收账户;
  • 通过接入的业务系统中的每日消费明细单,根据消费内容、计费规则进行收入的结算确认;
  • 根据财务中台系统设定收入结算扣款规则,进行自动预收扣减;
  • 针对退款业务需要预存协议进行冲抵预收处理。

四、方案业务价值


  • 通过获取汇总级消费数据,实现业财一体,方便进行业务的监督;
  • 通过统一的客户结算账户体系,清晰记录每一笔权益及消费情况,方便客户对账;
  • 通过灵活配置收入结算规则,实现自动的价税分离、收入确认、内部清分处理;
  • 通过灵活配置结算核销规则,实现自动预收转收入核销处理;
  • 针对预存缴存、收入确认、预存核销等业务的自动化账务处理。

五、系统总体框架设计

业务系统

1.梳理所有前端业务系统


  • 按销售渠道
> 线上/线下; [应收款]
  • 按收入渠道
>第三方/信用卡/现金 ;[实收款]
  • 中台业务规则引擎
> 梳理门店信息[对应不同的事业部/收入分成比例]
    >自营门店
    >加盟门店[收入分成]
    >代收代付
> 梳理商品/服务对应不同的产品组
    >产品组->收入科目映射[匹配获利段];
    >折扣组->计提比例;
    >自制/外购 ->收入/成本加成比例;


2.梳理对账规则引擎和收入确认标准

关于财务的收入对账


财务的对账有很多种:收入交易资金的对账;支付采购款前,采购公司与销售公司财务人员对采购清单进行审核对账;凭证与账簿、账簿与账簿之间的对账以及固定资产的对账等等。保证账簿的正确性的目的是为了保证账实相符、账证相符、账账相符和账表相符。
  • 账实相符:是会计账簿记录与实物、款项实有数核对相符的简称。就是所购、所销和所存的物品和数量记载在账上是真实的。账证相符是会计账簿记录与会计凭证有关内容核对相符的简称。
  • 账账相符:是会计账簿之间对应记录核对相符的简称。包括总账各账户之间、总账与明细账之间、总账与日记账之间、会计机构的财产物资明细账与保管部门、使用部门的有关财产物资明细账之间的核对。
  • 账表相符:是会计账簿记录与会计报表有关内容核对相符的简称。
  • 会计报表:是根据会计账簿记录及有关资料编制的,会计账簿和相关物料是编制会计报表的基础,两者之间存在着必然的联系。

六、对账规则引擎

对账流程图

1.业务订单流水

是根据订单交易状态生成的数据。业务订单流水字段是产品经理选取和定义的,不同公司的业务订单流水字段各不相同,需要结合公司业务和财务深度沟通后选取字段。


将不同业务系统,按照相近业务线,基于两边系统的数据结构进行数据词典分析并进行字段映射规则的转换

[业务系统的分析/中台技术集成平台/后端财务应收人员/总账人员介入]

2.方案及输出物

  • 字段对应
  • 财务核算标准和要求/数据颗粒度
  • 账务及辅助核算字段/
  • 对清规则/税务核算规则/
  • 业务交易系统数据传输字段状态控制/
  • 丢包数据错误log查询容错机制;
  • 对账流程SOP;
  • 错误自动提醒机制;
  • 后台对清机制;
  • 数据传输及同步校验机制;
  • 交易和收银系统时间差;[包括日切/月切/年切]等场景;
  • 系统高可用架构方案;[容差容呆机制]
订单系统

3.资金入账流水

是财务记账时所凭依据,财务根据银行的收付记账。三方支付平台的资金流水是在周期中,根据资金流水来计算应结算的金额,三方支付平台手续费费率不同平台定的费率不同,一般是0.6%应结算金额=收入-支出。


[通常是收单行/最终划转行/逐笔手续费]

一般支付成功的订单一年内可申请退款,如给用户进行了退款,平台会退还收取的相应手续费。

4.财务对账时将业务订单流水

每笔订单的订单号、购买时间、付款人名称、购买产品名称、购买金额、实付金额、付款成功、全部退款、部分退款等等与资金入账流水中的收款时间、订单号、付款人名称、收款金额、全部退款、部分退款进行比对,核查是否一一对应。


如订单流水与资金流水金额都能一一对应上,则平账成功。

当业务订单流水与资金入账金额对账不平时,财务需要先检查一下对账选取的时间是否周期一致,如果周期是一致的,需要与销售或运营业务人员进行沟通核实,很可能是由于业务原因造成的对账不平。

如果实在找不到原因怎么办?以资金入账收入为准,先进行挂帐。后继续找差异。

财务找到差异并调整了数据后最后需要核对本期业务收入发生额(周期内业务与资金收入总额的对账):就是将同一时间范围的订单交易发生额与不容渠道三方流水的提现金额和银行资金入账流水的发生额进行比对。校验金额是否一致。

5.本期业务收入发生额对账中财务一般使用的公式


业务订单流水中财务需要计算当期业务收入实际发生额:当期业务收入实际发生额=一个周期内支付成功金额—部分退款金额—已退款金额。

资金入账数据中财务需要计算当期资金入账金额:当期资金入账金额=同一周期内的资金入账金额-退款金额+入账金额扣的手续费-退款返还的手续费当期业务收入实际发生额=当期资金入账金额时,本月对账账实是相符的。

七、方案收益


  • 收费线上化:通过集成智能POS,微信公众号,APP等实现线上收款,支持移动缴费,实现收款、入账、开票的三合一操作,提升收费效率。实现线上催缴,电子发票,电子收据。
  • 财务自动化:计费系统到应收中台,到财务系统实现出账自动化、凭证自动化、摒弃传统手工做账模式,提高财务工作效率。
  • 管理数据化:应收账单、已收账单报表统一管理;各类收入自动生成个性化统计报表,复杂数据一目了然;收费大屏、电脑屏、手机屏,三屏呈现数据汇总,直观查看经营数数据。
  • 收入集 中化:水电费收入、物业费收入、合同收入、车场收入、商城订单收入,多业态入口统一归集,共同打造多元化的收入集中管理平台。


八、对方案架构团队的要求


  • 业务系统沟通协调能力;
  • 财务/IT团队的磨合能力;
  • 文档敏捷更新能力;
  • 中台松耦合容错容呆设计能力;
  • 管控报表需求先行。
文章分类
联系我们
  • 联系人:阿道
  • 手机:17762006160
  • 地址: 青岛市黄岛区长江西路118号青铁广场18楼